งานบัญชี กับ New Normal – การปิดบัญชีที่ทำได้แม้ไม่ได้อยู่ในออฟฟิต

งานบัญชี กับ New Normal – การปิดบัญชีที่ทำได้แม้ไม่ได้อยู่ในออฟฟิต

เอเดรียน จอห์นสัน รองประธานกรรมการอาวุโส ฝ่ายคลาวด์แอปพลิเคชันส์ (SaaS)

ออราเคิล คอร์ปอเรชั่น ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกและญี่ปุ่น

เมื่อบริษัทต่าง ๆ ต้องค้นหาแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่ท่ามกลางสภาวะการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน นักบริหารการเงินกำลังทำการปรับวิธีการทำงานเพื่อที่จะลดผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ฝ่ายการเงินหลายบริษัทในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกได้มีการปรับการทำงานเมื่อต้องทำงาน และบริหารจัดการขั้นตอนการทำงานเพื่อปิดบัญชีนอกสถานที่เป็นครั้งแรก บริษัทต่าง ๆ ต้องเสาะหาแนวทางมากมายในการทำงานนอกสถานที่ เพื่อที่จะรับมือและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ นับตั้งแต่การรับฟังปัญหาเพื่อที่จะสร้างสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานให้เหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการของพนักงาน บริษัทยังต้องสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่โปร่งใสและเอื้อต่อการทำงานเพื่อให้พนักงานรู้สึกเชื่อมั่นในกระบวนการทำงานและให้ความร่วมมือมากยิ่งขึ้น

บริษัทในเอเชียแปซิฟิกรับมือกับสถานกรณ์ในปัจจุบันอย่างไร?

การเปลี่ยนแปลงระบบองค์กรนั้นกำลังแผ่ขยายไปทั่วภูมิภาคและ บางภูมิภาคนั้นมีการปรับระบบให้ดีขึ้นกว่าเดิมมากกว่าที่อื่นๆ หลายองค์กรจึงพากันปรับใช้แนวทางการทำงานแบบใหม่ๆเพื่อดำเนินธุรกิจได้อย่างต่อเนื่อง และเป็นการเปลี่ยนผ่านการทำงานจากในองค์กรสู่การทำงานนอกสถานที่ได้อย่างราบรื่น เนื่องจากฝ่ายการเงินถือเป็นศูนย์กลางของความอยู่รอดทางธุรกิจ นอกจากนี้ มีความกังวลเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยของการใช้เครือข่ายส่วนตัวข้ามประเทศ (VPN) และสิทธิความมั่นคงปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลทำให้องค์กรต่าง ๆ กำลังอยู่ในในระหว่างพิจารณาทบทวนโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีของตนเอง รวมถึงรวบรวมเครื่องมือเพื่อการเชื่อมต่อ และการบริหารจัดการทางไกล เพื่อรับมือกับการปรับเปลี่ยนระบบ

การทำงานนอกสถานที่จากทางไกล – สร้างประโยชน์หรือเสียหาย?

เมื่อพนักงานไม่ได้นั่งทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่จะช่วยตอบคำถามพวกเขาได้ในทันที ความยืดหยุ่น ความโปร่งใส และการทำงานได้ด้วยตัวเอง จึงถือเป็นปัจจัยสำคัญ ในปัจจุบันหลายองค์กรต่างเริ่มมองเห็นถึงข้อได้เปรียบในการใช้ซอฟต์แวร์คลาวด์กับขั้นตอนการทำงานต่างๆ เพราะทีมงานไม่เพียงแค่สามารถเข้าถึงระบบงานได้จากทางไกล และทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้เท่านั้น แต่ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลส่วนรวม ผังระบบงานต่างๆที่ถูกรวบรวมไว้ และยังสามารถติดตามเทคโนโลยีใหม่ๆได้ตลอดเวลา ด้วยสิ่งรองรับความปลอดภัยนี้ช่วยลดปัญหาต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำงาน ในขณะที่ยังเป็นการรักษามาตรฐานการทำงานได้อย่างดี

ในกรณีตัวอย่างของธนาคารเอเชียคอมเมอร์เชียลแบงก์ (Asia Commercial Bank) หนึ่งในธนาคารที่ใหญ่ที่สุดของเวียดนามซึ่งหันมาใช้ระบบคลาวด์ของออราเคิล Oracle Enterprise Resource Planning (ERP) Cloud เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบการเงินทั้งหมด การจัดซื้อ และการบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ เมื่อนำโซลูชั่นคลาวด์มาใช้ในบริษัท ธนาคารสามารถจัดการรอบการปิดบัญชีและการรายงานผลปลายเดือนได้เร็วขึ้น 50% การเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์ยังทำให้ธนาคารไม่ต้องบริหารจัดการแอปพลิเคชั่นที่ศูนย์ข้อมูลด้วยตัวเอง จึงช่วยลดการใช้คนในสถานที่ทำงาน ทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้อย่างสะดวกสบายโดยไม่เกิดผลกระทบต่อการทำงาน

เพราะเหตุใดบริษัทบางแห่งจึงสามารถทำงานนอกสถานที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าบริษัทอื่น ๆ ?

ทีมงานฝ่ายการเงินของบริษัทต่าง ๆ นั้นต้องพึ่งพาเทคโนโลยีการประมวลผลบนระบบคาวด์อย่างมากในการสะสางงานบัญชีค้างรับค้างจ่าย งานปรับบัญชี และธุรกรรมภายในบริษัท ย่อมสามารถปิดงานบัญชีได้อย่างราบรื่นกว่าทีมที่ใช้เทคโนโลยีของบริษัทบนเครือข่ายส่วนข้ามประเทศ (VPN) หรือทีมที่ป้อนข้อมูลลงซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ด้วยตนเอง โดยบริษัทที่ไม่ได้ใช้เทคโนโลยีคลาวด์ต่างพบว่า VPN ยังทำงานได้ไม่เต็มที่ เนื่องจากถูกสร้างมาเพื่อให้ทำงานได้รวดเร็ว ดังนั้นจึงทำให้ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) มักเกิดข้อผิดพลาดอยู่เสมอ อีกทั้งบริษัทที่ใช้เทคโนโลยีการประมวลผลบนระบบคลาวด์ยังสามารถตรวจดูกิจกรรมต่าง ๆ ได้บนแผงควบคุมเดียว ซึ่งมองเห็นสถานะของงานสำคัญทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์ อาทิ การสรุปข้อมูล รายการคงค้าง ฯลฯ ซึ่งสร้างความมั่นใจว่าฝ่ายการเงินจะมีข้อมูลปัจจุบันที่แม่นยำ

บริษัท ฮินดาลโค อินดัสตรี้ จำกัด (Hindalco Industries Ltd.) บริษัทผู้ผลิตอลูมิเนียมและทองแดงชั้นนำ เคยประสบปัญหามากมายในการรวบรวมข้อมูลที่ต่อเนื่องจากหลาย ๆที่เพื่อจัดทำรายงานการเงินแบบเรียลไทม์ ความสามารถในการปิดงานบัญชีได้อย่างรวดเร็วทั้งในแง่คุณภาพ ความแม่นยำ และสอดคล้องกับมาตรฐานที่กำหนด ถือเป็นที่โจทย์ยาก หากทำได้ไม่ถึงมาตรฐานก็อาจส่งผลกระทบเชิงลบต่อบริษัทได้ ด้วยเหตุนี้ เพื่อทำให้ขั้นตอนการทำงานต่าง ๆ เรียบง่าย ฮินดาลโคจึงเลือกใช้ระบบ Oracle Enterprise Performance Management (EPM) Cloud และ เพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารการเงินและการรายงานผลตามระเบียบข้อบังคับโดยใช้พลังแห่งข้อมูลและระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ ในรูปแบบของการลงทุนที่คุ้มค่า

อีกหนึ่งตัวอย่างคือหน่วยงานภาษีอากร (Inland Revenue Authority) แห่งประเทศนิวซีแลนด์ ซึ่งเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์ของออราเคิล Oracle EPM Cloud ในการดำเนินงานทุกโครงการได้อย่างราบรื่นและประหยัดเวลา โดยก่อนหน้านี้ หน่วยงานต้องบริหารงบประมาณผ่านซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet) ซึ่งจำเป็นต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการกรอกข้อมูลหรืออัพเดตข้อมูล และด้วยระบบคลาวด์รุ่นใหม่นี้ ข้อมูลทั้งหมดจึงถูกรวบรวมไว้บนแพลตฟอร์มเดียวซึ่งกลายเป็นแหล่งข้อมูลเบ็ดเสร็จในหนึ่งเดียว เห็นได้จากการที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีบริหารคนหนึ่งซึ่งโดยปกติต้องใช้เวลาถึง 5 วันกับระบบงานใหม่นี้ สามารถลดการทำงานเหลือครึ่งเดียวจาก 5 วันเต็ม

เส้นทางเบื้องหน้า

ในขณะที่บริษัทต่าง ๆ กำลังดิ้นรนอย่างยากลำบากเพื่อสร้างหลักประกันในการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องและสามารถปิดงานบัญชีนอกสถานที่ได้ในแต่ละไตรมาส แต่กลับมีบริษัทบางแห่งที่ทำงานนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแห่งอื่น ๆ แม้บริษัทต่าง ๆ จะพากันทดสอบประสิทธิภาพด้านเทคโนโลยีของตนเองเพื่อให้เห็นถึงช่องโหว่ที่อาจเกิดขึ้น แต่สิ่งสำคัญอย่างมากก็คือ พวกเขาจำเป็นต้องตรวจสอบและเสริมประสิทธิภาพขั้นตอนการทำงานของตนเองด้วย เพื่อปูทางสู่อนาคตที่สดใส